Hướng dẫn Cập nhật văn bản đến và Thống kê Báo cáo
Last updated
Last updated
Bước 1: Đường dẫn: Văn phòng số / Văn bản đến
Diễn giải các biểu tượng trên giao diện phần mềm
Lưu ý: Mục chọn người phân phối chương trình chỉ hiển thị những người dùng được cấp quyền là người phân phối văn bản trong Quy trình văn bản đến
Khi có văn bản đến thì những người được check chọn phân phối văn bản sẽ nhận được email thông báo có văn bản đến
Chương trình bật màn hình phân phối văn bản
Bước 1: Chọn thời hạn (deadline) xử lý văn bản
Bước 2: hập ý kiến chỉ đạo nếu cần
Bước 3: lick chọn các user nào tham gia xử lý văn bản này.
Bước 4: hấn nút [Lưu] để hoàn tất.
Bước 5: Sau khi lưu chương trình sẽ tạo ra một công việc liên quan đến xử lý văn bản cho các người dùng liên quan biết
Trường hợp văn bản đến ngoài phạm vi thẩm quyền của người phân phối thì click vào nút [Chuyển người phân phối] để chuyển văn bản đến cấp có thẩm quyền cao hơn
Chương trình bật màn hình danh sách user muốn chuyển đến
Dùng trong trường hợp văn bản đã được phân phối rồi, giờ muốn phân phối lại thì sẽ dùng chức năng hủy phân phối văn bản rồi phân phối lại văn bản cho user khác xử lý
Xem mục [Hoàn tất công việc] ở phân hệ quản lý công việc
Dùng để tìm kiếm lại văn bản ở menu Văn bản đến hoặc menu Thống kê văn bản đến
Nhập dữ liệu muốn tìm kiếm ở ô điều kiện tương ứng, sau đó nhấn nút [Tìm kiếm]
Đường dẫn: Văn phòng số / Văn bản đến / Báo cáo / Thống kê văn bản đến
| Biểu tượng | Diễn giải |
|---|---|
Bước 2: Nhấn để thêm mới văn bản đến
| Trường thông tin | Diễn giải |
|---|---|
Click chọn dòng văn bản nào cần phân phối và click nút -> {sửa lại}
| Mẫu | Loại |
|---|---|
Đơn vị ban hành ***
Đơn vị ban hành văn bản
Chọn từ danh mục đơn vị trực thuộc
Sổ văn bản ***
Chọn từ danh mục Sổ văn bản đến
Mặc định để trống
Loại văn bản
Chọn từ danh mục Loại văn bản đến
Mặc định để trống
Ngày nhận ***
Ngày nhận văn bản đến
Mặc định = ngày hệ thống, có thể thay đổi
Số văn bản ***
Người dùng tự cập nhật hay phần mềm
Tự động đánh số theo định nghĩa
Ví dụ
Số văn bản đến = 4 stt.năm/sổ văn bản đến/đơn vị trực thuộc
0001.2018/VBD/VPCT
Ngày văn bản ***
Ngày được ghi trên văn bản
Mặc định để trống
Ký hiệu văn bản
Tự cập nhật số+ký hiệu văn bản đến của cơ quan gửi
Trích yếu ***
Nhập nội dung trích yếu của văn bản
Chọn cơ quan gửi ***
Thông tin cơ quan gửi văn bản
Chọn từ danh mục đơn vị hay tự cập nhật
Tên cơ quan gửi ***
Thông tin cơ quan gửi văn bản
Chọn từ danh mục đơn vị hay tự cập nhật
Người ký
Tự cập nhật Mặc định để trống
Lĩnh vực văn bản
Chọn từ danh mục Lĩnh vực văn bản
Mặc định để trống
Phương thức nhận ***
Chọn từ danh mục Phương thức nhận
Mặc định để trống
Độ mật
Chọn từ danh mục Độ mật
Mặc định để trống
Độ khẩn
Chọn từ danh mục Độ khẩn
Mặc định để trống
Số tờ
Nhập số tờ
Mặc định để trống
Số bản VB đi liên quan
Nhập số bản
Mặc định để trống
Check
Chọn văn bản đi liên quan đến văn bản đến này (nếu có)
Gửi email
Chọn mục này để gửi email thông báo có văn bản đến cho người liên quan.
Mặc định mục này được check
Tập tin đính kèm
Nhấn vào nút Chọn để đính kèm tập tin
Danh sách người phân phối
Chọn user được phân phối văn bản
Mặc định không check
Thống kê văn bản đến
Xuất excel
Thêm mới 1 bản vản đến
Sửa văn bản
Xóa văn bản
Export văn bản ra excel
Tập tin đính kèm
Văn bản có comment chưa đọc
Văn bản có comment đã đọc rồi
Văn bản không có comment
