Hướng dẫn Cập nhật văn bản đến và Thống kê Báo cáo

Cập nhật văn bản đến

Bước 1: Đường dẫn: Văn phòng số / Văn bản đến

Diễn giải các biểu tượng trên giao diện phần mềm

Biểu tượng	Diễn giải
	Thêm mới 1 bản vản đến
	Sửa văn bản
	Xóa văn bản
	Export văn bản ra excel
	Tập tin đính kèm
	Văn bản có comment chưa đọc
	Văn bản có comment đã đọc rồi
	Văn bản không có comment

Bước 2: Nhấn để thêm mới văn bản đến

Màn hình cập nhật văn bản đến

Diễn giải màn hình cập nhật văn bản đến

Trường thông tin	Diễn giải
Đơn vị ban hành ***	Đơn vị ban hành văn bản Chọn từ danh mục đơn vị trực thuộc
Sổ văn bản ***	Chọn từ danh mục Sổ văn bản đến Mặc định để trống
Loại văn bản	Chọn từ danh mục Loại văn bản đến Mặc định để trống
Ngày nhận ***	Ngày nhận văn bản đến Mặc định = ngày hệ thống, có thể thay đổi
Số văn bản ***	Người dùng tự cập nhật hay phần mềm Tự động đánh số theo định nghĩa Ví dụ Số văn bản đến = 4 stt.năm/sổ văn bản đến/đơn vị trực thuộc 0001.2018/VBD/VPCT
Ngày văn bản ***	Ngày được ghi trên văn bản Mặc định để trống
Ký hiệu văn bản	Tự cập nhật số+ký hiệu văn bản đến của cơ quan gửi
Trích yếu ***	Nhập nội dung trích yếu của văn bản
Chọn cơ quan gửi ***	Thông tin cơ quan gửi văn bản Chọn từ danh mục đơn vị hay tự cập nhật
Tên cơ quan gửi ***	Thông tin cơ quan gửi văn bản Chọn từ danh mục đơn vị hay tự cập nhật
Người ký	Tự cập nhật Mặc định để trống
Lĩnh vực văn bản	Chọn từ danh mục Lĩnh vực văn bản Mặc định để trống
Phương thức nhận ***	Chọn từ danh mục Phương thức nhận Mặc định để trống
Độ mật	Chọn từ danh mục Độ mật Mặc định để trống
Độ khẩn	Chọn từ danh mục Độ khẩn Mặc định để trống
Số tờ	Nhập số tờ Mặc định để trống
Số bản VB đi liên quan	Nhập số bản Mặc định để trống
Check	Chọn văn bản đi liên quan đến văn bản đến này (nếu có)
Gửi email	Chọn mục này để gửi email thông báo có văn bản đến cho người liên quan. Mặc định mục này được check
	Tập tin đính kèm
	Nhấn vào nút Chọn để đính kèm tập tin
	Danh sách người phân phối
	Chọn user được phân phối văn bản Mặc định không check

Lưu ý: Mục chọn người phân phối chương trình chỉ hiển thị những người dùng được cấp quyền là người phân phối văn bản trong Quy trình văn bản đến

Phân phối văn bản đến

Khi có văn bản đến thì những người được check chọn phân phối văn bản sẽ nhận được email thông báo có văn bản đến

Click chọn dòng văn bản nào cần phân phối và click nút -> {sửa lại}

Chương trình bật màn hình phân phối văn bản

Bước 1: Chọn thời hạn (deadline) xử lý văn bản

Bước 2: hập ý kiến chỉ đạo nếu cần

Bước 3: lick chọn các user nào tham gia xử lý văn bản này.

Bước 4: hấn nút [Lưu] để hoàn tất.

Bước 5: Sau khi lưu chương trình sẽ tạo ra một công việc liên quan đến xử lý văn bản cho các người dùng liên quan biết

Chuyển người phân phối văn bản đến

Trường hợp văn bản đến ngoài phạm vi thẩm quyền của người phân phối thì click vào nút [Chuyển người phân phối] để chuyển văn bản đến cấp có thẩm quyền cao hơn

Chương trình bật màn hình danh sách user muốn chuyển đến

Hủy phân phối văn bản

Dùng trong trường hợp văn bản đã được phân phối rồi, giờ muốn phân phối lại thì sẽ dùng chức năng hủy phân phối văn bản rồi phân phối lại văn bản cho user khác xử lý

Hoàn tất văn bản

Xem mục [Hoàn tất công việc] ở phân hệ quản lý công việc

Tìm kiếm / tra cứu văn bản

Dùng để tìm kiếm lại văn bản ở menu Văn bản đến hoặc menu Thống kê văn bản đến

Nhập dữ liệu muốn tìm kiếm ở ô điều kiện tương ứng, sau đó nhấn nút [Tìm kiếm]

Báo cáo

Đường dẫn: Văn phòng số / Văn bản đến / Báo cáo / Thống kê văn bản đến

Mẫu	Loại
Thống kê văn bản đến	Xuất excel

Màn hình thống kê văn bản đến