🖥️Quản lý Hệ thống

Thông tin chung

1. Giao diện làm việc: Web

2. Trình duyệt internet sử dụng: hỗ trợ mọi trình duyệt phổ biến nhất. Trình duyệt khuyên dùng là: Chrome hay Firefox.

3. Hệ điều hành: hầu hết các hệ điều hành phổ biến: Windows, Linux ...

4. Thiết bị: hoạt động tốt trên máy tính bàn, máy tính xách tay, máy tính bảng, điện thoại thông minh

5. Ngôn ngữ giao diện: tiếng Việt / tiếng Anh / hay ngôn ngữ khác theo yêu cầu

6. Ngôn ngữ báo cáo: tiếng Việt / tiếng Anh / song ngữ Việt-Anh / hay ngôn ngữ khác theo yêu cầu

7. Định dạng ngày tháng: dd/mm/yyyy

8. Một số từ viết tắt / tiếng Anh trong phần mềm và tài liệu:

Viết tắt

Thông tin	Diễn giải
ĐV	Đơn vị
LH	Liên hệ
CV	Công việc
HĐ	Hợp đồng
DA	Dự án
SL	Số lượng
ĐG	Đơn giá
TT	Thành tiền
NT	Ngoại tệ
VB	Văn bản
KH	Khách hàng
CQ	Cơ quan
PB	Phòng ban
HT	Hoàn tất
UT	Ưu tiên
SN	Sinh nhật
BC	Báo cáo
DS	Danh sách
CK	Chiết khấu
VPP	Văn phòng phẩm
SXKD	Sản xuất kinh doanh
CSDL	Cơ sở dữ liệu
VPP	Văn phòng phẩm
DM	Danh mục

Tiếng Anh

Thông tin	Diễn giải
User	Người dùng
Database	Cơ sở dữ liệu
ID	Mã
Backup	Sao lưu số liệu
LAN	Mạng nội bộ
WAN	Mạng diện rộng
Login	Đăng nhập
Logout	Đăng xuất
CRM	Customer Relationship Management
User	Người sử dụng

Về bảo mật

1. Phân quyền sử dụng chi tiết chương trình cho từng người sử dụng.

2. An toàn dữ liệu: WorkIT chỉ đảm bảo việc cung cấp công cụ để quản lý người dùng và phân quyền người dùng sử dụng tài nguyên của ứng dụng liên quan đến chương trình còn về vấn để quản trị mạng hay khai báo các người dùng trên mạng để đăng ký vào máy chủ sẽ do nhà quản trị ứng dụng hay cán bộ IT của khách hàng phụ trách.

3. Quản lý mật khẩu: mỗi người dùng phải có một tên riêng và một mặt khẩu riêng để sử dụng.

4. Sao lưu số liệu dự phòng (backup): thường xuyên sao lưu dữ liệu dự phòng (trường hợp lưu trữ dữ liệu tại máy chủ của khách hàng). WorkIT có thể cấu hình việc backup tự động chương trình trên server theo một thời gian định sẵn để đảm bảo an toàn dữ liệu với điều kiện phải có sử hỗ trợ của cán bộ quản trị mạng về quyền truy cập. Nên có một ổ cứng độc lập dùng cho việc backup dữ liệu.

Về việc triển khai phần mềm

1. Chuẩn bị thông tin/dữ liệu ngay từ ban đầu

2. Cung cấp thông tin, yêu cầu của từng phòng ban và của từng người sử dụng một cách chi tiết nhất và chính xác

3. Cung cấp mẫu biểu đầy đủ và chi tiết.

4. Cán bộ nghiệp vụ tập trung thời gian tiếp thu hướng dẫn sử dụng phần mềm và cập nhật dữ liệu

Về nghiệp vụ và quy trình

1. Thống nhất nội dung quản lý nghiệp vụ tại từng phần hành nghiệp vụ chi tiết trong toàn công ty.

2. Thống nhất hệ thống mã hóa danh mục dùng chung toàn công ty.

Về máy tính và mạng máy tính

1. Chuẩn bị máy tính có cấu hình thích hợp

2. Máy chủ (Server): Windows Server 2016 hoặc cao hơn.

3. Có chương trình chống virus

4. Cần có bộ tích điện (UPS) cho Server để đảm bảo an toàn số liệu khi điện nguồn bị mất đột ngột.

Về nhân sự

1. Thống nhất việc phân quyền sử dụng cho từng cán bộ nghiệp vụ và các người dùng của bộ phận khác có liên quan.

2. Đảm bảo trình độ nghiệp vụ của người sử dụng đối với phần hành do họ phụ trách.

3. Đảm bảo trình độ tin học của các cán bộ nghiệp vụ.

4. Cán bộ nghiệp vụ phải tuân thủ đúng những quy định về nghiệp vụ, về thời gian và những nguyên tắc đề ra đã được thống nhất.

5. Phải có tinh thần trách nhiệm cao.

6. Đối với các doanh nghiệp lớn phải lập bảng mô tả công việc và những phần hành liên quan trong hệ thống phần mềm. Quy định rõ những chức năng được dùng, dùng có mức độc hạn chế hay hoàn toàn không được dùng.

Lưu ý khác:

Những ký tự đặc biệc không được dùng để đặt mã cho các danh mục (A code can’t contain any of the following characters): ~ ` ! @ # $ % ^ & ( ) + = { } [ ] | , : ; ’ “ < > ?

Biểu tượng	Chức năng	Phím tắt	Diễn giải
	Trang chủ		Trở về trang chủ
	Thêm		Thêm một chứng từ mới
	Sửa		Sửa chứng từ hiện tại
	Xóa		Xóa dòng dữ liệu hiện toàn
	Lưu		Lưu chứng từ
	Hủy	Esc	Hủy việc cập nhật/chỉnh sửa dữ liệu
	In		In báo cáo
	Export		Xuất toàn bộ dữ liệu đang có ra excel
	Import		Cập nhật dữ liệu từ file excel mẫu
	File Mẫu		Xuất ra file excel mẫu của màn hình nhập liệu để người dùng cập nhật dữ liệu ở excel
	Duyệt		Duyệt chứng từ, đề nghị
	Từ chối		Từ chối duyệt
	Cập nhật		Sau khi lựa chọn các điều kiện phía trước thì nhấn nút Tập hợp để chương trình tổng hợp dữ liệu theo điều kiện đề ra
	Qui trình		Thể hiện tình trạng duyệt của chứng từ/đề nghị dựa vào qui trình đã được thiết lập
	Chuyển xử lý		Chức năng chuyển công việc xử lý chính cho người khác
	Tạo việc con		Chức tạo việc con của một công việc
	Gia hạn công việc		Chức năng cập nhật đề nghị gia hạn thời gian xử lý công việc