📄Quản lý Tài liệu

Chức năng

• Quản lý toàn bộ tài liệu nội bộ của đơn vị (sau đây gọi tắt là tài liệu)

• Phân loại tài liệu theo nhiều loại khác nhau

• Thống kê tài liệu Hỗ trợ tìm kiếm nhanh tài liệu

• Cấp xuất bản tài liệu

• Đơn vị

• Phòng ban

• User

• Cây thư mục tài liệu do admin hệ thống tạo

• Cây thư mục tài liệu được chia theo đơn vị + phòng ban + tổ nhóm (nếu có) + loại tài liệu (có thể thay đổi tùy theo nhu cầu quản lý của đơn vị)

Ví dụ:

VĂN PHÒNG TẬP ĐOÀN

Phòng Legal

• Giấy đăng ký kinh doanh

• Quyết định thành lập

Phòng kế toán

• Báo cáo tài chính

• Báo cáo cổ đông

Phòng IT

• Hướng dẫn software

• Hướng dẫn eoffice

• Tài liệu 1

• Tài liệu 2

• Tài liệu 3

• …

CÔNG TY A

Phòng kinh doanh

• Tổ nhóm (nếu có)

• Thư mục tài liệu con chia theo loại tài liệu (nếu cần)

Phòng kế toán

…

CÔNG TY B

Phòng kinh doanh

Phòng kế toán

…

• Xuất bản tài liệu không cần các bước phê duyệt, khi user xuất bản tài liệu trên phần mềm coi như là active (hiệu lực) tài liệu luôn

• Khi xuất bản tài liệu, mặc định không có gửi email cho các người dùng liên quan (chỉ thông báo trên phần mềm là có tài liệu mới), khi nào cần gửi email thì user sẽ tự check mục gửi email

• Phân quyền user nào tạo tài liệu thì chỉ user đó sửa và xóa tài liệu được

• Hỗ trợ chức năng trao đổi (comment) trên từng tài liệu, chỉ những user liên quan mới được comment

• Chức hỗ trợ cấu hình dung lượng tối đa của một file đính kèm (file attach). Sử dụng chung config của hệ thống

• Khi xuất bản tài liệu thì ở mục phân phối để trống cho người dùng tự check cần phân phối cho user nào. Có hỗ trợ chức năng check tất cả, reject tất cả.

• Hỗ trợ xem tài liệu trực tiếp trên web một số định dạng file phổ biến như: word, excel, power point, txt, pdf, hình… (hỗ trợ chức năng khai báo format files được upload)

• Có chức năng search tài liệu chung. Bao gồm tài liệu nội bộ, tài liệu ISO, văn bản pháp lý, hệ thống báo cáo tuần tháng quý (theo nhóm phân hệ). Chỉ tìm tài liệu trong phạm vi các tài liệu mà user được phân phối, các tài liệu không được phân phối sẽ không tìm thấy.

• Có thời gian hiệu lực tài liệu nội bộ, tài liệu nhập thời hạn sẽ có thêm mục nhập số ngày nhắc đến hạn hết hạn hiệu lực, nhắc cho người tạo và các user khác do người tạo tài liệu định nghĩa.

• Có thông báo các tài liệu nội bộ đã hết hạn / sắp hết hạn

Quy trình

Chuẩn bị ban đầu

Đường dẫn: Văn phòng số/ Tài liệu

Nhấn vào nút [Thêm thư mục]

Nhấn vào nút [Thêm] ở phía trên để thêm thư mục lớn

Nhấn vào nút [+] ở đầu dòng thư mục lớn để tạo thư mục con của thư mục lớn

Trường thông tin	Diễn giải
Tên thư mục***	Người dùng tự đặt tên Ví dụ: Văn phòng công ty Phòng Hành chính
Mã thư mục ***	Người dùng tự đặt mã Phần mềm tự động điền nếu tạo thư mục con

Danh mục loại tài liệu nội bộ

Trường thông tin	Diễn giải
Mã ***	Người dùng tự đặt mã Ví dụ BIEUMAU QUY TRINH QUY CHE VBQPPL TAICHINH NHANSU
Tên ***	Nhập tên loại tài liệu Ví dụ Biểu mẫu Quy trình Quy chế Văn bản quy phạm pháp luật Tài chính Nhân sự
Ngưng sử dụng	Check nếu thư mục ngưng sử dụng trên hệ thống