🟩Quản lý Văn phòng phẩm

Chức năng

• Đăng ký và duyệt sử dụng văn phòng phẩm, thiết bị

• Định nghĩa quy trình phê duyệt đăng ký VPP theo từng đơn vị

• Theo dõi tiến độ cấp phát sử dụng

• Phòng hành chính H.O phụ trách master data văn phòng phẩm, mực in, đặt hoa… (chung một danh mục) các đơn vị gửi danh sách về phòng hành chính H.O phụ trách tổng hợp, sau này có phát sinh mới cũng chỉ phòng hánh chính H.O được phân quyền thêm. Các đơn vị chỉ sử dụng (không thêm / sửa / xóa)

• Thống kê các VPP cần mua – tổng hợp từ các đề xuất mua VPP đã duyệt, có thể xuất ra file excel (dùng để đặt mua)

• Nghiệp vụ xuất dùng / xuất giao

• Đối với các dịch vụ hành chính khác (In ấn/chi phí thông tin…) quy trình sẽ thực hiện như sau:

• Tạo mã giống như mã VPP.

Quy trình

Quy trình có thể thay đổi để phù hợp với mô hình quản trị của doanh nghiệp

Các bước chuẩn bị ban đầu

STT	Nội dung	Ghi chú
1	Danh mục đơn vị trực thuộc	Xem hướng dẫn danh mục chung
2	Danh mục phòng ban	Xem hướng dẫn danh mục chung
3	Danh mục nhà cung cấp	Xem danh mục cơ quan / đối tác ở hướng dẫn danh mục chung
4	Danh mục VPP

Danh mục VPP

Đường dẫn: Nghiệp vụ /Văn phòng phẩm/ Danh mục Văn phòng phẩm.

Màn hình thêm mới mã VPP

Diễn giải màn hình thêm mới mã VPP

Trường thông tin	Diễn giải
Mã ***	Tự nhập
Tên ***	Tự nhập
Đvt	Tự nhập
Seri	Tự nhập
Model	Tự nhập
Quy cách	Tự nhập
Công suất	Tự nhập
Xuất xứ	Tự nhập
Thương hiệu	Tự nhập
Ghi chú	Tự nhập
Ngừng sử dụng	Check nếu không còn sử dụng

Quy trình phê duyệt đề nghị VPP

Đường dẫn: Nghiệp vụ /Văn phòng phẩm / Quy trình: Văn phòng phẩm

Trường thông tin	Diễn giải
Qui trình: Văn phòng phẩm	Tạo quy trình
Đơn vị trực thuộc	Chọn từ danh mục đơn vị trực thuộc liên quan
Các bước thực hiện	Định nghĩa các bước thực hiện của quy trình được chọn ở lưới trên
Bước	Nhập thứ tự các bước Bắt đầu từ bước 1
Mô tả	Nhập tên bước
Yêu cầu duyệt	Click chọn nếu bước này cần phải thực hiện việc phê duyệt
Gửi mail người tạo	Click chọn nếu muốn sau khi phê duyệt sẽ tự động email thông báo đến người đăng ký
Không email bước sau	Check nếu không gửi mail ở bước tiếp theo
Được từ chối	Check chọn nếu bước này cần phải thực hiện việc từ chối
Được trả lại các bước sau	Check chọn nếu bước này cần phải thực hiện được trả lại các bước trước
Khai báo phê duyệt
Người dùng	Chọn danh mục người dùng nếu có liên quan
Phòng ban	Chọn danh mục phòng ban nếu có liên quan
Chức vụ	Chọn danh mục chức vụ nếu có liên quan
Chức danh	Chọn danh mục chức danh nếu có liên quan
Người dùng	Chọn user nếu có liên quan
Theo đơn vị	Check chọn nếu có duyệt theo đơn vị
Theo phòng ban	Check chọn nếu có duyệt theo phòng ban
Khai báo góp ý
Người dùng	Chọn danh mục người dùng nếu có liên quan
Phòng ban	Chọn danh mục phòng ban nếu co liên quan
Chức vụ	Chọn danh mục chức vụ nếu có liên quan
Chức danh	Chọn danh mục chức danh nếu có liên quan
Người dùng	Chọn user nếu có liên quan
Theo đơn vị	Check chọn nếu có duyệt theo đơn vị
Theo phòng ban	Check chọn nếu có duyệt theo phòng ban