⏩Quản lý Văn bản đến

Chức năng

• Quản lý các văn bản đến của các cơ quan gửi đến đơn vị được cấp số và ghi nhận vào sổ văn bản đến (không bao gồm các văn bản đến của các khách hàng/đối tác/cơ quan bên ngoài gửi trực tiếp theo yêu cầu đặc thù công việc cho các phòng ban / đơn vị trong công ty và không được ghi nhận trong sồ văn bản đến)

• Phân phối xử lý văn bản

• Theo dõi tình hình xử lý văn bản

• Chức năng gửi email cho các người dùng liên quan khi có văn bản mới

• Hỗ trợ chức năng trao đổi (comment) ở văn bản, chỉ những người dùng liên quan đến văn bản mới được comment Chức hỗ trợ cấu hình dung lượng tối đa của một file đính kèm (file attach).

• Sử dụng chung config của hệ thống

• Thống kê văn bản đến

• Cách đánh số văn bản đến

4 Stt-Năm-loại văn bản/mã đơn vị

Ví dụ: 0001-2019-THUMOI/VP

Sang năm sau bắt đầu lại từ 0001

(đơn vị có thể tự cấu hình cách đánh số cho sổ văn bản đi)

Quy trình

Các bước chuẩn bị ban đầu

Các danh mục liên quan

STT	Nội dung	Ghi chú
1	Danh mục phòng ban	Xem danh mục chung
2	Danh mục cơ quan / đối tác	Xem danh mục chung
3	Danh mục sổ văn bản đến
4	Danh mục loại văn bản đến
5	Danh mục lĩnh vực văn bản đến
6	Danh mục phương thức gửi	Giống văn bản đi
7	Danh mục độ mật	Giống văn bản đi
8	Danh mục độ khẩn	Giống văn bản đi

Danh mục sổ văn bản đến

Trường thông tin	Diễn giải
Mã ***	Nhập mã sổ văn bản đến Ví dụ VBDI
Tên ***	Nhập tên sổ văn bản đến Ví dụ Văn bản đi
Công thức	Nhập công thức để hệ thống tự đánh số văn bản
Văn bản đi	Check nếu sổ dùng trong văn bản đi
Văn bản đến	Check nếu sổ dùng trong văn bản đến
Ngưng sử dụng	Check nếu sổ ngưng sử dụng trong hệ thống

Danh mục loại văn bản đến

Trường thông tin	Diễn giải
Mã ***	Nhập mã loại văn bản đến Ví dụ CONGVAN BAOCAO
Tên ***	Nhập tên loại văn bản đến Ví dụ Công văn Báo cáo
Văn bản đi	Check nếu sổ dùng trong văn bản đi
Văn bản đến	Check nếu sổ dùng trong văn bản đến
Ngưng sử dụng	Check nếu sổ ngưng sử dụng trong hệ thống

Danh mục lĩnh vực văn bản đến

Trường thông tin	Diễn giải
Mã ***	Nhập mã lĩnh vực văn bản đến Ví dụ NHANSU TAICHINH CNTT
Tên ***	Nhập tên lĩnh vực văn bản đến Ví dụ Nhân sự Tài chính Công nghệ thông tin
Văn bản đi	Check nếu sổ dùng trong văn bản đi
Văn bản đến	Check nếu sổ dùng trong văn bản đến
Ngưng sử dụng	Check nếu sổ ngưng sử dụng trong hệ thống

Thiết lập quy trình văn bản đến

Bước 1: Đường dẫn: Danh mục/ Quy trình: Workspace/ Quy trình: Văn bản đến

Bước 2: Bấm [Thêm] Quy trình: Văn bản đến

Bước 3: Nhập các thông tin thiết:

Trường thông tin	Diễn giải
Tên quy trình	Đặt tên cho quy trình loại Văn bản đến
Đơn vị	Chọn đơn vị nguồn của các văn bản đến tương ứng

Bước 4: Bấm để lưu Quy trình

Bước 5: Bấm [Thêm] Các bước thực hiện.

Trường thông tin	Diễn giải
Bước	Thứ tự thực hiện xử lý của quy trình
Mô tả	Nội dung thực hiện, xử lý của bước quy trình
Check các phân quyền	Yêu cầu duyệt Chọn người phân phối Chuyển người phân phối Phân phối xử lý Nhận email Gửi email người tạo
Khai báo phê duyệt	Phòng ban Đơn vị Phòng ban Chức vụ Chức danh

Bước 6: Bấm tại các bước tạo lập