👥Quản lý Phòng họp

Chức năng

• Quản lý việc đăng ký phòng họp

• Thực hiện phê duyệt đăng ký phòng họp

• Thống kê tình hình sử dụng phòng họp

• Hỗ trợ chức năng nhân bản (copy) phòng họp để đăng ký nhanh: người dùng có thể lựa chọn một đăng ký phòng họp có sẵn để nhân bản thành một đăng ký phòng họp mới, chương trình sẽ copy toàn bộ nội dung của đăng ký có sẵn và người dùng chỉ cần thay đổi thời gian

• Cho phép người dùng chỉ định phòng họp lúc đăng ký

• Lúc đăng ký thì chưa gửi email đến cho các thành phần tham gia họp, khi nào đăng ký được duyệt hoàn tất mới email cho các thành phần tham gia biết

• Trong biểu đồ phòng họp thể hiện cả đăng ký đã được phê duyệt và chưa được phê duyệt (thể hiện bằng màu). Mặc định chỉ hiển thị giờ họp (không hiện thị nội dung và thành phần họp) chỉ những user được quyền duyệt và user thuộc thành phần họp mới được thấy tất cả nội dung.

• Đăng ký đã được duyệt rồi thì người đăng ký / người chủ trì cuộc họp vẫn có thể được hủy đăng ký

• Người dùng đơn vị nào chỉ thấy danh sách phòng họp của đơn vị đó (Người dùng đơn vị này không được đăng ký phòng họp của đơn vị khác, nếu cần thì nhờ người ở đơn vị khác đăng ký giúp)

• Phân quyền: Phòng hành chính của H.O thấy được tần suất sử dụng phòng họp của tất cả các đơn vị, Phòng hành chính các đơn vị chỉ thấy báo cáo của đơn vị.

• Biểu đồ phòng họp view theo ngày, mặc định là ngày hệ thống Hoàn tất việc sử dụng phòng họp

• Cách 1: phần mềm tự động hoàn tất khi tới deadline được phê duyệt

• Cách 2: trường hợp họp xong sớm hơn thời gian được phê duyệt thì người chủ trì phòng họp tự hoàn tất manual. Để trả phòng họp về trạng thái trống để các phòng ban khác đăng ký khi cần.

• Cách 3: trường hợp họp xong trễ hơn thời gian được phê duyệt thì người chủ trì phòng họp truy cập vào hệ thống đăng ký bổ sung thời gian theo dự kiến (tránh tình trạng đến deadline thời gian được phê duyệt phòng họp được tự động trả về trạng thái trống và các phòng ban có nhu cầu đăng ký sử dụng (trong khi thực tế phòng họp vẫn đang busy)

• Không cần dàng buộc quản lý số chỗ ngồi tối đa của từng phòng họp, tuy nhiên phần mềm vẫn thể hiện thiết kế/bố trí của từng phòng họp (số lượng ghế set up ) để phòng ban/đơn vị lựa chọn đăng ký phòng họp phù hợp với yêu cầu sử dụng.

• Dời phòng họp, thay đổi thời gian đăng ký họp:

• Đăng ký chưa duyệt: người đăng ký sửa lại phòng và thời gian

• Đăng ký đã duyệt được-> người đăng ký không được sửa, chỉ người duyệt mới được sửa (người đăng ký có thể yêu cầu người duyệt thay đổi bằng chức năng chat trên phần mềm)

• Khi đăng ký phòng họp đã được phê duyệt cuối cùng thì đưa vào lịch làm việc (calendar) của những user có tham gia họp (người chủ trì và người và Người cùng tham gia họp, không lấy người để biết).

Quy trình

Quy trình phê duyệt có thể được điều chỉnh để phù hợp với mô hình quản trị của doanh nghiệp

Phân quyền phòng họp

Các bước chuẩn bị ban đầu

STT	Nội dung	Ghi chú
1	Danh mục phòng họp
2	Danh mục dịch vụ phòng họp
3	Khai báo giờ hoạt động phòng họp
4	Định nghĩa quy trình phê duyệt phòng họp

Danh mục phòng họp trong đơn vị

Đường dẫn: Nghiệp vụ/ Văn phòng số / Phòng họp / Danh mục phòng họp

Trường thông tin	Diễn giải
Mã *	Nhập mã phòng họp
Tên ***	Nhập tên phòng họp
Tên *** STT	Nhập số thứ tự
Ngừng sử dụng	Check trong trường hợp phòng họp đó ngừng đuợc sử dụng

Danh mục dịch vụ phòng họp

Đường dẫn: Nghiệp vụ/Văn phòng số / Phòng họp / Danh mục dịch vụ phòng họp

Trường thông tin	Diễn giải
Mã *	Nhập mã dịch vụ, thiết bị
Tên ***	Nhập tên dịch vụ, thiết bị
Ngừng sử dụng	Check trong trường hợp dịch vụ đó ngừng cung cấp