⏪Quản lý Văn bản đi

Chức năng

• Quản lý các văn bản đi mà đơn vị có cấp số và ghi nhận vào sổ văn bản

• Khai báo các sổ văn bản đi

• Phân quyền truy cập văn bản

• Tự động gửi email cho các người dùng liên quan khi có văn bản mới

• Hỗ trợ chức năng trao đổi (comment) ở văn bản, chỉ những người dùng liên quan đến văn bản mới được comment

• Hỗ trợ cấu hình dung lượng tối đa của một file đính kèm (file attach). Sử dụng chung config trong tham số hệ thống

• Thống kê văn bản đi theo nhiều hình thức khác nhau

• Cách đánh số văn bản đi:

• 4 Stt-Năm/mã đơn vị-mã phòng ban.

• Ví dụ: 0001-2018/GMD-ADM

• Sang năm sau bắt đầu lại từ 0001

• Trường hợp muốn lùi số văn bản mà số đã có thì người nhập văn bản thêm A,B,C. ví dụ số 0006 đã có rồi mà muốn chèn vào thì thêm mới thành 0006A

• Văn bản đi do Hành chính của đơn vị cập nhật hoặc các phòng ban tự cập nhật

Quy trình

Các bước chuẩn bị ban đầu

STT	Nội dung	Ghi chú
1	Danh mục phòng ban	Xem hướng dẫn danh mục chung
2	Danh mục cơ quan / đối tác	Xem hướng dẫn danh mục chung
3	Danh mục sổ văn bản đi
4	Danh mục loại văn bản
5	Danh mục lĩnh vực văn bản
6	Danh mục phương thức gửi văn bản
7	Danh mục độ mật
8	Danh mục độ khẩn

Danh mục sổ văn bản đi

Trường thông tin	Diễn giải
Mã ***	Nhập mã sổ văn bản đi Ví dụ VBDI
Tên ***	Nhập tên sổ văn bản đi Ví dụ Văn bản đi
Công thức	Nhập công thức để hệ thống tự đánh số văn bản
Văn bản đi	Check nếu sổ dùng trong văn bản đi
Văn bản đến	Check nếu sổ dùng trong văn bản đến
Ngưng sử dụng	Check nếu sổ ngưng sử dụng trong hệ thống

Danh mục loại văn bản đi

Trường thông tin	Diễn giải
Mã ***	Nhập mã loại văn bản đi Ví dụ CONGVAN BAOCAO
Tên ***	Nhập tên loại văn bản đi Ví dụ Công văn Báo cáo
Văn bản đi	Check nếu sổ dùng trong văn bản đi
Văn bản đến	Check nếu sổ dùng trong văn bản đến
Ngưng sử dụng	Check nếu sổ ngưng sử dụng trong hệ thống

Danh mục lĩnh vực văn bản đi

Trường thông tin	Diễn giải
Mã ***	Nhập mã lĩnh vực văn bản đi Ví dụ NHANSU TAICHINH CNTT
Tên ***	Nhập tên lĩnh vực văn bản đi Ví dụ Nhân sự Tài chính Công nghệ thông tin
Văn bản đi	Check nếu sổ dùng trong văn bản đi
Văn bản đến	Check nếu sổ dùng trong văn bản đến
Ngưng sử dụng	Check nếu sổ ngưng sử dụng trong hệ thống

Danh mục phương thức gửi

Trường thông tin	Diễn giải
Mã ***	Nhập mã Ví dụ BUUDIEN EMAIL GUITRUCTIEP
Tên ***	Nhập tên Ví dụ Gửi bưu điện Email Gửi trực tiếp

Danh mục độ mật

Trường thông tin	Diễn giải
Mã ***	Nhập mã Ví dụ THUONG MAT TUYETMAT
Tên ***	Nhập tên Ví dụ Thường Mật Tuyệt mật

Danh mục độ khẩn

Trường thông tin	Diễn giải
Mã ***	Nhập mã Ví dụ THUONG KHAN HOATOC
Tên ***	Nhập tên Ví dụ Thường Khẩn Hỏa tốc