Hướng dẫn Quy trình Đăng ký phòng họp và Thống kê Báo cáo

Khai báo giờ hoạt động phòng họp

Đường dẫn: Nghiệp vụ/Văn phòng số / Phòng họp / Khai báo giờ hoạt động phòng họp

Trường thông tin	Diễn giải
Từ giờ	Khai báo thời gian bắt đầu hoạt động của phòng họp
Đến giờ	Khai báo thời gian kết thúc hoạt động của phòng họp

Trường hợp không khai báo mục này, thời gian hoạt động phòng họp được mặc định là từ 7h đến 19h

Quy trình duyệt phòng họp

Đường dẫn: Nghiệp vụ/ Văn phòng số/ phòng họp/ Quy trình: Phòng họp

Đăng ký phòng họp

Bước 1: Click vào menu Nghiệp vụ /Văn phòng số/ Phòng họp

Bước 2: Click vào mục Đăng ký phòng họp

Bước 3: Click vào mục [THÊM]

Chương trình bật màn hình đăng ký phòng họp như bên dưới

Diễn giải màn hình đăng ký phòng họp

Trường thông tin	Diễn giải
Phòng họp ***	Chọn phòng họp từ danh mục phòng họp
Người đăng ký ***	Mặc định là user đăng ký, không thay đổi
Ngày họp ***	Chọn ngày họp, mặc định là ngày hệ thống, có thể thay đổi
Từ giờ ***	Chọn giờ bắt đầu họp
Đến giờ ***	Chọn giờ kết thúc họp
Số người tham dự	Tự nhập tổng số người tham gia
Số đăng ký ***	Mặc định, tự động tăng không thay đổi YYMM0001
Ngày đăng ký	Mặc định ngày hệ thống, không thay đổi
Nội dung	Nội dung buổi họp
Ghi chú	Ghi chú buổi họp
Chuẩn bị	Chọn yêu cầu dịch vụ từ danh mục dịch vụ phòng họp
Chủ trì	Một đăng ký chỉ có một người chủ trì
Tham gia	Thành phần cùng tham gia họp Một đăng ký có thể có nhiều người
Để biết	Báo cáo để biết Một đăng ký có thể có nhiều người để biết
Tab	Tập tin đính kèm
	Chọn tập tin đính kèm (nếu có)

Bước 4: Nhập thông tin cần thiết

Bước 5: Click nút Lưu để hoàn tất

Duyệt phòng họp

Sau khi có đăng ký phòng họp hoàn tất. Người có quyền phê duyệt sẽ nhận được email và thông báo là có phòng họp đăng ký mới cần phê duyệt

Bước 1: Click vào mục Nghiệp vụ/ Văn phòng số

Bước 2: Click vào mục Phòng họp/ Đăng ký phòng họp cần duyệt

VD: số 1 ở trên là 1 đăng ký phòng hợp chờ phê duyệt

Bước 3: Chọn đăng ký phòng họp cần duyệt

Bước 4: Click vào nút [Duyệt] nếu đồng ý duyệt, click vào nút [Từ chối] nếu không đồng ý duyệt

Bước 5: Phần mềm bật lên màn hình ý kiến duyệt/từ chối

Bước 6: Bấm nút [Duyệt]/[Từ chối] để hoàn tất

Báo cáo

Mẫu	Loại
Thống kê tình hình sử dụng phòng họp	Xuất Excel

Màn hình Thống kê phòng họp