Hướng dẫn Cập nhật Tài liệu và Thống kê Báo cáo

Cập nhật tài liệu nội bộ

Đường dẫn: Văn phòng số/ Tài liệu

Bước 1: Click chọn thư mục tài liệu nội bộ cần thêm ở phía bên trái sau đó nhấn nút [Thêm tài liệu].

{Thay đổi hình ảnh}

Diễn giải các biểu tượng trên giao diện phần mềm

Biểu tượng	Diễn giải
	Thêm mới 1 tài liệu nội bộ
	Sửa tài liệu
	Xóa tài liệu
	Export tài liệu ra excel
	Tập tin đính kèm
	Tài liệu có comment chưa đọc
	Tài liệu có comment đã đọc rồi
	Tài liệu không có comment

Màn hình thêm tài liệu mới

Diễn giải màn hình thêm Tài liệu mới

Trường thông tin	Diễn giải
Đơn vị ban hành ***	Chọn từ danh mục đơn vị trực thuộc Mặc định là đơn vị trực thuộc của user cập nhật, có thể thay đổi
Phòng ban ban hành ***	Chọn từ danh mục phòng ban Mặc định là phòng ban của user cập nhật, có thể thay đổi
Loại tài liệu	Chọn từ danh mục loại tài liệu
Nhóm tài liệu	Chọn từ danh mục nhóm tài liệu
Ngày ban hành ***	Nhập ngày ban hành Mặc định lấy ngày hệ thống
Lần ban hành	Nhập số lần ban hành Mặc định là 1
Ngày hiệu lực	Nhập ngày hiệu lực Mặc định = ngày ban hành
Ngày hết hạn	Nhập ngày hết hạn Mặc định để trống
Số ngày nhắc trước khi hết hạn	Chương trình mặc định theo config hay user tự nhập số ngày
Số tài liệu	Nhập số tài liệu (nếu có) hay phần mềm tự đánh số nếu có định nghĩa trước
Ký hiệu	Nhập ký hiệu (nếu có)
Tên tài liệu ***	Nhập tên tài liệu
Trích yếu	Nhập nội dung trích yếu của tài liệu (nếu có)
Cơ quan	Chọn đơn vị / tổ chức liên quan đến tài liệu Có thể là khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan ban ngành… Chọn từ danh mục đơn vị Mặc định để trống
Người dự thảo	Tự cập nhật Mặc định để trống
Người kiểm tra	Tự cập nhật Mặc định để trống
Người duyệt / ký	Tự cập nhật Mặc định để trống
Số trang	Nhập số trang/tờ Mặc định để trống
Ghi chú	Nhập ghi chú (nếu có)
Thư mục tài liệu ***	Chọn thư mục lưu tài liệu
Check Tất cả được xem	Chọn vào mục này thì tất cả các người dùng có thể xem được tài liệu này Chỉ được xem, không được tải Mặc định không check
Check Tất cả được tải về	Chọn vào mục này thì tất cả các người dùng có thể tải được tài liệu này Mặc định không check
Check gửi email	Chọn vào mục này để gửi email cho các người dùng được phân phối Mặc định phần mềm check mục này
	Tập tin đính kèm
	Nhấn vào nút [Chọn] để đính kèm tập tin
	Quyền truy cập
Check Xem	Chọn user được xem tài liệu Khi check mục này thì chỉ được xem, không được tải tài liệu
Check Tải	Chọn user được tải tài liệu Khi check mục này thì được xem và tải tài liệu Mặc định check user cập nhật được quyền tải
Check Chia sẻ	Chọn user được chia sẻ tài liệu Khi check mục này thì được xem và tải tài liệu Mặc định check user cập nhật được quyền chia sẻ

Bước 2: Sau khi nhập các trường thông tin thì nhấn nút để lưu lại.

Tài liệu chưa xem

Đường dẫn: Văn phòng số/ Tài liệu/ Chưa xem

Bước 1: Click chọn biểu tượng ở tài liệu nội bộ cần xem

Bước 2: Click vào biểu tượng xem hoặc tải để thực hiện thao tác, sau khi mở tập tin thì mới được tính là đã xem tập tin.

Tài liệu sắp hết hạn

Đường dẫn: Văn phòng số/ Tài liệu/ Sắp hết hạn

Tài liệu hết hạn

Đường dẫn: Văn phòng số/ Tài liệu/ Đã hết hạn

Báo cáo

Mẫu	Loại
Thống kê tài liệu	Excel

Màn hình thống kê tài liệu nội bộ